Nota merupakan jenis dokumen sumber yang dapat digunakan untuk mencari informasi yang berhubungan dengan jual beli.
Nota dibagi menjadi beberapa jenis yaitu nota kontan, nota kredit, dan nota debet. Setiap nota mempunyai fungsi yang berbeda-beda.
Nota dipakai untuk beragam jenis transaksi seperti tunai, hutang, berjangka, dan lain-lain. Nota juga menjadi bukti jika ada pelanggan yang merasa tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Tak hanya itu, nota juga mempunyai fungsi-fungsi dalam penjualan. Berikut ini beberapa fungsi-fungsi nota yang perlu dipahami dalam penjualan.
Mengetahui Jumlah Produk Terjual
Saat mencatat suatu transaksi dalam laporan keuangan, salah satu komponen jurnal adalah jumlah produk yang terjual.
Catatan ini memberi tahu pemilik toko tentang jumlah produk yang terjual dan perkiraan jumlah persediaan yang ada apabila menggunakan sistem pencatatan persediaan dengan metode prepertual. Yang merupakan metode pencatatan yang langsung dilakukan setiap hari.
Jumlah Pembayaran Total
Jumlah yang dibayarkan adalah catatan tetap. Catatan tersebut berisi jumlah barang yang terjual. Informasi lain yang tersedia adalah jumlah barang dan total biaya pengeluaran.
Jumlah pembayaran tersebut juga dapat masuk dalam pencatatan perusahaan tentang jumlah penjualan dalam hari itu.
Pengingat
Perusahaan memastikan bahwa semua data yang dianggap penting diarsipkan. Jika arsip didokumentasikan dengan baik, itu adalah bukti kuat jika terjadi perselisihan catatan.
Untuk melakukannya, dapat memeriksa apakah data tersebut cocok dengan isi catatan dalam transaksi yang bersangkutan. Pedoman utama yang digunakan adalah pedoman yang dicantumkan dalam nota.
Tanda Terima
Setiap transaksi akan dilengkapi dengan nota yang sesuai dengan data yang tersedia. Jika nama penjual dan pembeli tercantum, pembeli dapat menggunakannya sebagai bukti apakah barang telah diterima atau jumlah uang yang diterima.
Tanda terima ini digunakan untuk mengkonfirmasi kesesuaian barang yang tiba. Kemudian dapat dilihat dari banyaknya barang yang datang.
Bukti Transaksi dalam Laporan Keuangan
Salah satu dokumen terpenting adalah nota, yang merupakan dalam dokumen sumber dalam pengelompokkan dokumen bukti transaksi.
Bukti transaksi ini akan menjadi pedoman utama pencatatan laporan keuangan.
Semoga Bermanfaat!